Doküman Yönetim Sistemi

@ 16 Mayıs 2010 tarihinde yazdı. Yazıya yorum yazın.

Doküman Yönetim Sistemi Nedir , Ne İşe Yarar?

Doküman yönetim sistemleri; elektronik ortamda dokümanların oluşturulması , versiyonlanması , izlenilmesi , dağıtılması ve erişilmesi gibi süreçleri minimize eden bize ve çalıştığımız kuruma tasarruflar sağlayan sistemler bütünüdür.

Diğer bir ifade tarzıyla; doküman yönetim sistemleri, büyük kurumların iş süreçlerini kısaltmak ve istenilen dokümanlara her yerden erişebilmek için kullandıkları komplike bir sistem olarak tanımlanabilir.

Türkiye’de de birçok büyük kurum Doküman Yönetim Sistemleri (DYS)’nin ne kadar önemli olduğunu son zamanlarda görmüşler ve bu konu yatırımlar yapmaya başlamışlardır.

Neden Doküman Yönetim Sistemi?

Kurumların doküman yönetim sistemlerini kullanmasını gerektirecek nedenleri örneklendirmelerle birlikte aşağıdaki gibi sıralayabiliriz: Herşeyden önce büyük bir banka olduğunuzu düşünelim ve bakalım DYS bizim için ne kadar gerekli.

  • Tüm dokümanlarin tek bir yerde saklanılması ve buradan erişilmesi.

Milyonlarca müşterimiz var ve bu müşterilerin kendi belgeleri, kredi başvuruları, kredi kartı başvuruları gibi belgeleriniz var. Kısacası çok fazla dokümanın olduğu bir sistemdeyiz, tabiki dokümanlarınızı tek bir yerde saklamak çok daha mantıklı ve akıllıca olacaktır.

  • Oluşturulan fiziki arşivlerin çok yüksek maliyetleri

Milyonlarca dokümanınızı fizik arşivlerde tabiki saklayacaksınız ama bu arşivlerden dökümanlarınızı her seferinde gidip bulmanız asla düşünülemez ve asla kurumsal bir mimari geliştiremezsiniz bununla ilgili olarak, bundan dolayı özellikle DYS size yönetimsel olarak çok yardımcı olacaktır.

  • Sürekli kopya oluşturularak çoğaltılan dokümanların karışıklıklara sebep olması ve bunun getirdiği riskler

Dokümanlarınızın devamlı devamlı fotokopilerle çoğaltıldığını düşünürseniz sizin masanızda bile boyunuzca doküman olacaktır ve bunlarla başa çıkabilmeniz hem çok zor hemde çok fazla zamanınızı alacaktır.

  • Fiziksel dokümanlara bağlı olmanın getirdiği kısıtlar.

Çok güzel bir örnekle açıklayalım: müşteriniz kredi başvurusu yaptı ve bazı dokümanlari size getirdi , şube olarak işlemleri yaptınız ve süreci genel müdürlük tamamlayacaktı ve genel müdürlüğe sevk ettiniz. Burda DYS ‘niz yoksa dokümanlari genel müdürlüğünüzün görmesini nasıl sağlayacaksınız? Kargo ile sanırım çok komik bir cevap olur J

  • Diğer sistemlerle yapılan entegrasyonlar sonucu iş süreçlerinin fiziksel dokümanlardan bağımsız hale getirilmesi

Müşterilerinizin , kredi bilgilerinizin, çeklerinizin hatta kredi kartı başvurularınızın görüntülerini sistemlerinizle DYS’i entegre ederek çok daha kolay ve hızlı şekilde görebilirsiniz.

  • Fotokopi fax gibi maliyetlerin düşürülmesi

DYS ile dokümanları anında görebilecek ve fotokopi , fax gibi işlem maliyetlerinizi düşüreceksiniz.

  • İş süreçlerinin hızlandılması

Kredi , kredi kartı gibi yaptığınız başvurularda istenen dokümanları DYS sistemine girerek fiziksel evrak taşınmasını en aza indirecek ve zaman kaybının önüne geçebileceksiniz.

  • Arşivleme ve dokümanların yönetim maliyetlerinin düşürülmesi

Fiziksel arşivlerinizle olan zaman kayıplarınızı ve arşiv için uyguladığınız yönetim politikanızı değitirerek maliyetlerinizi daha da düşüreceksiniz.

  • Karar alma sürecinin kısaltılması

DYS ile tüm dokümanlarınıza istediğiniz yerden ve istediğiniz zaman ulaşabilecek ve karar alma süreçlerinizi minimize edebileceksiniz.

Dikkat edersek DYS sizin karar alma süreçlerinizi kısaltıyor , maliyetlerinizi düşürüyor ve en önemlisi yönetimi çok zor olan fiziksel dokümanlarınızı yönetmenizi sağlıyor. Türkiye’de de artık büyük kurumların DYS’nin kendileri için zorunlu olduğunu anlamalarının en önemli sebepleri bunlardır.

Bundan sonraki makalemizde “DYS’yi kurumumuzda oluşturmaya başladığımızda nelere dikkat etmeliyiz , neler yapmalıyız ve özellikle nelerden kaçınmalıyız ve hangi ürünler bize hitap etmektedir?” konusunuz biraz daha teknik olarak inceleyeceğiz.